Os dados não devem ser usados para fins comerciais. Qualquer uso dos dados de registros em análises ou publicações devem constar nos agradecimentos, com a devida indicação de procedência dos dados originais, e o responsável pela coleção deverá ser notificado; os dados, mesmo parciais, não podem ser redistribuídos sem explícita autorização escrita do responsável pela coleção. Uma cópia de qualquer publicação em que os dados sejam citados deve ser enviada ao Herbário HCF. Pesquisadores e suas instituições são responsáveis pelo uso adequado dos dados. Este herbário procura minimizar a entrada de erros dos dados, entretanto não garantimos que a base de dados esteja livre de erros, tanto na identificação quanto na transcrição dos dados de coleta das amostras.